Normas de Operación Escritorio Empresa

Las presentes normas de operación regirán el uso de los Servicios a los cuales se podrá acceder a través del sitio web del Escritorio Empresa. Cualquier información, texto, imagen, video u otro material incorporado o que aparezca en el mismo, deberá regirse por las presentes condiciones.

Escritorio Empresa será operado por la Corporación de Fomento de la Producción y sus proveedores de servicios de hosting, conectividad y otros.

Los servicios y/o trámites serán prestados directamente por el órgano de la Administración del Estado o el organismo privado de interés púbico que tenga la competencia para hacerlo. De este modo, Escritorio Empresa sólo es una plataforma que facilita la interacción de las empresas con los diferentes órganos de la Administración del Estado y eventualmente con organismos privados de interés público.

Escritorio Empresa mantendrá en su sitio web un formulario de contacto para que los usuarios puedan formular consultas sobre los servicios.


Aceptación de las normas de operación

Para acceder a los servicios de Escritorio Empresa, el usuario deberá poseer una cuenta vigente en la plataforma y aceptar sus normas de operación.

La voluntad del usuario se manifestará aceptando las condiciones, a través de un clic accesible en la interfaz de usuario.

Solo podrán utilizar los servicios y aceptar sus normas de operación, quienes no se encuentren en alguna de las categorías dispuestas en el artículo 1447, inciso primero, del Código Civil.

Definiciones

Para efectos del presente decreto se entenderá por:

a. Cuenta: Perfil de usuario creado por el representante legal de una empresa o persona autorizada por ella, para interactuar con Escritorio Empresa.

b. Escritorio Empresa: Plataforma digital integrada, concentrada e interactiva, por medio de la cual las empresas pueden acceder a un escritorio virtual personalizado que les permita interactuar con órganos de la Administración del Estado y otros organismos privados de interés público, a través de un conjunto de servicios, aplicaciones, contenidos, componentes e interfaces ofrecidas al usuario.

c. Interesado: Usuario registrado que ha promovido un trámite en el Escritorio Empresa.

d. Operador Escritorio Empresa: Corporación de Fomento de la Producción.

e. Servicios: Son los trámites y/o servicios que los órganos de la Administración del Estado o los organismos privados que presten servicios de interés público han integrado a Escritorio Empresa y que se encuentran informados en el sitio web de la plataforma.

f. Usuario: Cualquier persona que accede al sitio web de Escritorio Empresa.

g. Usuario administrador: Representante legal de una empresa o persona autorizada por éste, que ha creado una cuenta en Escritorio Empresa, y puede habilitar o deshabilitar a los usuarios autorizados.

h. Usuario autorizado: Aquellos usuarios que han sido habilitados por el usuario administrador en Escritorio Empresa para hacer uso de los trámites y servicios integrados al Escritorio Empresa en nombre y representación de la empresa.

i. Usuario registrado: El usuario administrador y el usuario autorizado.

Servicios del Escritorio Empresa y mecanismos de autenticación

Los servicios disponibles a través de la plataforma están destinados a permitir que las empresas, a través de Escritorio Empresa, gestionen mejor sus emprendimientos y operaciones, y obtengan información y documentación asociada a los trámites y/o servicios e interacciones que desarrollen  con los órganos de la Administración del Estado y eventualmente con organismos privados de interés público.

Los servicios disponibles en Escritorio Empresa únicamente podrán ser utilizados por usuarios que hayan creado una cuenta. Para ello, el representante legal de la empresa o una persona autorizada por éste (usuario administrador), deberá autenticarse en Escritorio Empresa a través del RUT y clave registrada por la empresa en el Servicio de Impuestos Internos. Una vez autenticada la empresa, el representante legal o la persona autorizada por éste, deberá entregar una cantidad limitada de información de la empresa y de su representante legal, como RUT, nombres, apellidos, domicilio, número de teléfono fijo y móvil y dirección de correo electrónico. 

Tratándose de empresas que se encuentren en proceso de creación y aún no han obtenido RUT y clave en el Servicio de Impuestos Internos, el representante legal podrá utilizar los servicios y trámites, asociados al proceso de creación de la empresa, autenticándose con su clave única otorgada por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Una vez que la empresa cuente con RUT y clave otorgada por el Servicio de Impuestos Internos, lo trámites y servicios de Escritorio Empresa deberán ser utilizados con la autenticación a que se refiere el párrafo segundo de esta sección.

Cada vez que un usuario registrado se identifique en Escritorio Empresa, quedará constancia de ello en una bitácora que al efecto llevará el Operador.

Modalidades de la comunicación electrónica

La comunicación de los usuarios con Escritorio Empresa será en línea, utilizando las técnicas y medios que éste último proporcione o especifique.

Escritorio Empresa deberá proveer los medios que permitan que los usuarios registrados aporten los documentos electrónicos que obren en su poder y que se hagan necesarios para la realización del respectivo trámite o utilización del servicio.

Para todos los efectos derivados de la tramitación de una solicitud, se entenderá que un documento electrónico ingresa a Escritorio Empresa cuando éste emite una constancia formal de la presentación del mismo, y a partir de ella se podrá dar inicio a la tramitación.

Regla de procedencia

Los usuarios podrán realizar sus trámites en Escritorio Empresa una vez que el Operador haya informado públicamente en el sitio web de la plataforma, que el referido servicio y/o trámite se encuentra integrado a éste y se encuentra disponible.

Los intervinientes en un trámite iniciado a través de Escritorio Empresa podrán presentar documentos electrónicos, en tanto se hayan definido las técnicas, estándares y medios compatibles, y se haya informado públicamente su habilitación. En caso que sea presentado un documento electrónico antes de lo señalado anteriormente, no será ingresado a trámite.

Inicio de los trámites y/o servicios

Para efectos de las presentes condiciones, se entenderá que un trámite y/o servicio se inicia cuando la solicitud ha sido recibida por Escritorio Empresa y éste ha emitido una confirmación electrónica de inicio del trámite.

Para los efectos de determinar el orden de prioridad que tiene una empresa en un servicio y/o trámite determinado, se estará a la hora fijada por Escritorio Empresa en la confirmación electrónica. La hora deberá encontrarse fijada en formato hh:mm:ss,ss.

Notificación

Las actuaciones de los órganos de la Administración del Estado, que hayan integrado sus servicios al Escritorio Empresa, en los trámites que se hayan iniciado a solicitud de un Interesado en la plataforma, se notificarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

a. Escritorio Empresa, en representación del respectivo órgano de la Administración del Estado, despachará un aviso electrónico a la casilla de correo electrónico asociada a la cuenta, así como a los usuarios registrados, informando que en su cuenta se encuentra disponible una notificación para su empresa representada.

b. El usuario administrador o el usuario autorizado que haya iniciado el respectivo trámite deberá iniciar sesión en el sitio web de Escritorio Empresa y acceder a la sección de notificaciones.

c. En el expediente electrónico del respectivo trámite, el usuario administrador o el usuario autorizado, que lo haya iniciado, deberá firmar electrónicamente la recepción de la comunicación, debiendo digitando, para tales efectos, la clave mediante la cual se autenticó en Escritorio Empresa para la realización del trámite.

d. Escritorio Empresa permitirá, a partir de ese momento, la visualización del contenido del acto o resolución notificado al interesado, cuestión que deberá quedar registrada en la bitácora de Escritorio Empresa, con indicación de fecha y hora.

e. Escritorio Empresa despachará a la casilla de correo electrónico asociada a la cuenta y al usuario administrador y al usuario autorizado, que haya iniciado el respectivo trámite, copia íntegra del acto que se le notificó, la que deberá encontrarse protegida de lectura por terceros.

En el evento que el usuario administrador o el usuario autorizado que haya iniciado el respectivo trámite no acceda al contenido de la notificación en la forma establecida en la letra c), el respectivo órgano de la administración del Estado no podrá tenerlo por notificado a través de este procedimiento y deberá proceder a practicar la notificación en alguna de las otras formas establecidas en los artículos 45, 46 y 47 de la Ley Nº 19.880.

Culminado el procedimiento de notificación, se tendrá por notificado al interesado para todos los efectos legales.

Validez y efectos de las respuestas electrónicas

Las respuestas de los órganos de la Administración del Estado, que hayan integrado sus trámites o servicios al Escritorio Empresa, constituyen pronunciamientos formales del respectivo órgano de conformidad con la Ley N° 19.880. Como tales, tendrán la validez y producirán los efectos que les reconozca la legislación vigente, siempre que se dicten cumpliendo con la normativa vigente sobre procedimiento administrativo y documentación y firma electrónica.

Uso de los servicios

El usuario administrador es el responsable del uso de los servicios y de cualquier información que entregue a Escritorio Empresa para su tratamiento, sea que la haya proporcionado directamente él o algún usuario autorizado por él, especialmente la que se refiere a los servicios y/o trámites que realice, así como de cualquier consecuencia derivada, directa o indirectamente, de los mismos. Cualquier información que el usuario entregue a Escritorio Empresa será tratada de conformidad con la ley, estas condiciones de uso y la política de tratamiento de datos de Escritorio Empresa.

El usuario administrador será especialmente responsable de:

a) La veracidad, exactitud e integridad de la información entregada a Escritorio Empresa;

b) Usar los servicios de acuerdo a lo establecido en este decreto y en el respectivo servicio y/o trámite;

c) No realizar ningún tipo de actividades que pongan en riesgo la prestación del servicio por parte de Escritorio Empresa; y

d) No realizar accesos no autorizados, reproducir, duplicar, copiar, vender, comercializar ni revender los servicios y/o trámites integrados a Escritorio Empresa, sin el consentimiento previo del Operador del sistema.

Horario de los servicios

Escritorio Empresa se encontrará operativo para recibir solicitudes de servicios y/o trámites durante las 24 horas.

Si la recepción de la solicitud recayera sobre un trámite que no se desarrollara en forma automatizada o recayera fuera de los días u horas hábiles aplicables al respectivo trámite, se informará automáticamente al usuario registrado acerca del hecho de haber recibido la solicitud en Escritorio Empresa.

En el caso del párrafo anterior, el inicio de la tramitación de la solicitud y el cómputo de los plazos asociados comenzará a partir del día hábil siguiente al de recepción en Escritorio Empresa.

Portales de pago

Con la finalidad de permitir el uso de los servicios y/o trámites que tengan una tarifa asociada al mismo, de conformidad con la normativa que lo rige, Escritorio Empresa mantendrá disponible los portales de pago que permitan pagar la tarifa asociada al servicio y/o trámite respectivo.

Tales portales de pago serán de propiedad de terceros, sean órganos públicos o empresas proveedoras de estos servicios, independientes y no vinculadas al Ministerio de Economía, Fomento y Turismo o al Operador, por lo que la continuidad de la prestación de sus servicios en el tiempo, así como el correcto funcionamiento de sus herramientas y botones de pago en línea, será de la exclusiva responsabilidad de los proveedores de estos servicios y en ningún caso del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo o del Opera.

Contenido de los servicios

Toda la información, archivos de datos, texto escrito, archivos de audio u otros sonidos, fotografías, vídeos u otro material gráfico que el usuario registrado incorpore a Escritorio Empresa es de su propiedad y conserva los derechos sobre dicha información, sin perjuicio de lo dispuesto por la Ley Nº 20.285. El usuario administrador es responsable de respetar los derechos de propiedad industrial e intelectual asociados a los mismos y la legislación vigente aplicable a cada servicio y/o trámite.

Cada vez que el usuario administrador o el usuario autorizado utiliza algún servicio o realiza un trámite integrado a Escritorio Empresa consiente expresamente, para que el Operador y el órgano de la Administración del Estado u organismo privado de interés público, ante el cual se desarrolla el servicio y/o trámite, realice las operaciones de tratamiento de datos destinadas exclusivamente a lograr la consecución del trámite y/o servicio de que se trate.

Para un eficaz ejercicio del derecho reconocido en el artículo 17, letra c) de la Ley N° 19.880, los órganos de la Administración del Estado y los organismos privados de interés público podrán comunicar al respectivo órgano en que se realiza el trámite, a través de Escritorio Empresa, los datos relativos a los interesados que obren en su poder a los efectos de la realización de los trámites y/o servicios integrados a Escritorio Empresa y que se hayan iniciado por un usuario registrado.

La disponibilidad de tales datos estará limitada estrictamente a aquellos que son requeridos a las empresas por otros órganos de la Administración del Estado y los organismos privados de interés público para la realización de los trámites de acuerdo con la normativa reguladora de los mismos. El acceso a los datos de carácter personal estará, además, condicionado al cumplimiento de las disposiciones establecidas en la ley N° 19.628.

Escritorio Empresa podrá validar la información entregada por el usuario administrador o por el usuario autorizado en la realización de los servicios y/o trámites, comparándolos con aquellos que estén en poder de cualquiera de los órganos de la Administración del Estado u organismos privados de interés público que se encuentren integrados con Escritorio Empresa. En caso de advertirse diferencias entre la información, se despachará un aviso electrónico comunicando esta situación al usuario registrado, a los efectos de que realice las comprobaciones necesarias. En último término, se estará a la información que proporcione el usuario administrador para el trámite y/o servicio específico de que se trate.

Cuando, para hacer uso de un servicio y/o trámite integrado a Escritorio Empresa, se haga necesario que el usuario registrado complete un formulario, Escritorio Empresa podrá ofrecerle que este sea autocompletado con la información que proporcionen los órganos de la Administración del Estado u organismos privados de interés público que se encuentren integrados con Escritorio Empresa. El formulario autocompletado sólo se considerará una propuesta, siendo responsabilidad del usuario administrador o el usuario autorizado cotejar la exactitud de la información sugerida, corregir aquella que sea inexacta y presentar el formulario para la realización del trámite o utilización del servicio específico de que se trate.

Escritorio Empresa deberá, siempre, recabar el consentimiento expreso del usuario administrador o el usuario autorizado antes de autocompletar un formulario para la realización de un trámite y/o servicio.

Difusión de los servicios

Los servicios pueden incluir anuncios, los cuales pueden estar referidos su contenido o información de otros Servicios, preguntas realizadas a través de ellos u otra información.

Compatibilidad técnica

Los órganos de la Administración del Estado, organismos privados de interés público y los usuarios que utilicen Escritorio Empresa deberán utilizar técnicas, estándares y medios compatibles con la plataforma, para lo cual Escritorio Empresa velará para que los estándares técnicos que se exijan sean compatibles con aquellos que fueren establecidos de modo general y obligatorio para la Administración del Estado.

El Operador deberá mantener en el sitio web de Escritorio Empresa publicadas las técnicas, estándares y medios compatibles con Escritorio Empresa.

Formalidad de los trámites

Los órganos de la Administración del Estado deberán velar porque los servicios y/o trámites cumplan con todos los requisitos y solemnidades que la legislación establece.

Disponibilidad de acceso

El Operador velará porque los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales se proveen los trámites y Servicios, operen ininterrumpidamente las 24 horas del día, durante los 7 días de la semana, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Sin perjuicio de lo anterior, el Operador podrá suspender por razones justificadas y temporalmente la disponibilidad de acceso a los servicios o establecer un horario distinto, informando dicha situación a los usuarios.

Despacho de avisos electrónicos

Los órganos de la Administración del Estado que hayan integrado sus trámites y/o servicios a Escritorio Empresa podrán despachar avisos electrónicos a los usuarios registrados, a la casilla de correo electrónico asociada a la cuenta, para entregar información relevante sobre políticas públicas, sean estas de interés general o particular, o para avisar eventos relevantes en los trámites en que tengan la calidad de interesados.

El usuario administrador podrá solicitar a Escritorio Empresa que no se le envíen avisos electrónicos relativos a información relevante sobre políticas públicas, momento desde el cual deberán cesar los envíos.

Privacidad

La privacidad y la protección de los datos personales de los usuarios de Escritorio Empresa se regirá por la legislación chilena sobre la materia y por la Política de Tratamiento de Datos de Escritorio Empresa, la que siempre deberá encontrarse accesible en el sitio web de Escritorio Empresa.

Al registrarse en Escritorio Empresa el usuario otorga su consentimiento para que la información de la empresa y los datos personales de su representante legal sean tratados para todos los fines derivados de la creación y mantención de su cuenta, así como para la realización de cualquiera de los trámites o prestación de los servicios integrados a Escritorio Empresa.

Derechos sobre la información

La empresa es la propietaria de todo el contenido y de la información de los servicios y/o trámites realizados a través de Escritorio Empresa. De este modo, es responsabilidad del usuario administrador gestionarlo, consintiendo expresamente para que este sea almacenado en Escritorio Empresa para permitir su uso posterior.

Cuando el usuario administrador elimina contenido de Escritorio Empresa, éste es borrado de forma similar a cuando vacía la papelera o papelera de reciclaje de su equipo informático. No obstante, entiende que es posible que el contenido eliminado permanezca en copias de seguridad durante un plazo de tiempo razonable (si bien no estará disponible para la empresa ni para terceros).

Escritorio Empresa podrá eliminar el contenido y la información de los servicios y/o trámites realizados a través de la plataforma una vez que las certificaciones en que se contienen pierdan su vigencia o luego de transcurrido un año desde la fecha en que el servicio y/o trámite hubiere terminado su tramitación. Con una antelación de 30 días corridos a la fecha de eliminación, Escritorio Empresa despachará un aviso electrónico al usuario administrador en que informe de tal situación, a los efectos de que éste pueda descargar el contenido o información  en su equipo informático.

Propiedad intelectual

Al aceptar las normas de operación, el usuario consiente que el Estado de Chile es el propietario de todos los derechos, títulos e intereses asociados a Escritorio Empresa, incluidos todos los derechos sobre la propiedad intelectual que actúen sobre ellos

Los usuarios no podrán eliminar, ocultar ni alterar los avisos de derechos sobre la propiedad, entre ellos, avisos de derechos de autor y de marcas registradas, tanto los incluidos en los servicios como los que se facilitan como parte de estos.

Salvo que el Estado de Chile dé autorización expresa y por escrito, los usuarios no pueden, durante el uso de los servicios, utilizar ninguna marca comercial, marca de servicio, nombre comercial o logotipo de ninguna empresa u organización en modo alguno que ocasione confusión sobre el propietario o usuario autorizado de dichas marcas, nombres o logotipos.

Protección de datos personales

El tratamiento de los datos que realizará Escritorio Empresa se ajustará a la Ley Nº 19.628.